Справочник – это список однотипных записей, каждая из которых представляет собой свойство документа, обычно характеризуемое своим названием, которое может быть использовано повторно во многих документах. Справочники служат для хранения условно постоянной информации.
Справочники подразделяются на три типа:
-
эталонные (облачные) справочники поставляются вместе с Системой на основании нормативно-правовых актов (законодательства) РФ;
-
рабочие справочники формируются пользователем на основании эталонных (облачных) справочников или на основании справочников вышестоящего учреждения. Рабочие справочники содержат только те значения, которые нужны пользователю для ведения учета в конкретном учреждении;
-
пользовательские (локальные) справочники, которые пользователи могут добавлять самостоятельно. Такие справочники хранятся на уровне учреждения и могут быть доведены до подведомственной сети.
Используя эталонные и рабочие справочники, пользователи могут формировать собственный набор справочников для своего учреждения, содержащий минимальный и достаточный объем информации. Например, если в процессе ведения учета учреждение использует только счета вида 106x4, то план счетов этого учреждения будет содержать только эти счета (Рисунок «Пример частичного заполнения справочника»).
Справочники необязательно заполнять перед началом работы. Справочники могут редактироваться в процессе работы – можно вводить новые записи, редактировать или удалять существующие.
Уже используемые записи справочника удалить невозможно.
Работа со справочниками может осуществляться в двух режимах: в режиме просмотра и редактирования, и в режиме выбора элемента справочника. Элемент справочника выбирается двойным нажатием левой кнопки мыши.
Каждая запись справочника может иметь разные статусы (действует, черновик, закрыта) и периоды действия. В левом нижнем углу окна редактирования есть кнопка, которая позволяет редактировать данный статус и период действия записи. Если заполнены не все обязательные поля записи, она может быть сохранена только в статусе «Черновик». Записи в статусе «Черновик» и «Закрыта» не могут быть использованы в документах и т.п. В отчетах могут быть использованы записи со статусами «Действует», «Закрыта».
При добавлении все новые записи по умолчанию имеют статус «Действует» и период
действия с 01.01.0001 по 31.12.9999 (т.е. все записи действуют, и имеют максимальный
период действия). Чтобы изменить данный статус или период действия, в левом нижнем
углу нажмите на кнопку 
. Откроется окно, в котором выберите другой статус или укажите
другой период действия (Рисунок «Редактирование статуса и периода действия записи»).
Примечание - Блюдо внутри корневой папки не должно иметь период действия, выходящий за рамки действия корневой папки. При изменении периода (даты окончания и даты начала) действия в корневой папке, дата действия дочерних значений (блюд) входящих в данную группу изменится.
При статусе «Черновик» кнопка в левом нижнем углу имеет вид 
.
При статусе «Закрыта» кнопка в левом нижнем углу имеет вид 
.
Основной набор справочников Системы находится в пункте «Справочники» главного меню.
