Реестр «Отчеты о расходах подотчетного лица» содержит в себе документы, которые сформированы по функции «Сформировать отчет о расходах подотчетного лица» из реестров «Решения о командировании», «Заявки-обоснования закупки товаров, работ, услуг малого объема» и «Решения о компенсации расходов» (пункт меню «Расчеты/ Расчеты с подотчетными лицами») (Реестр «Отчеты о расходах подотчетного лица»).
В реестре нет возможности добавления документа вручную с помощью кнопки «Добавить», так как отчет о расходах подотчетного лица должен формироваться на основании проведенных первичных документов: решения/ изменения решения о командировании, заявки-обосновании закупки товаров, работ, услуг, малого объема или решения о компенсации расходов (Крайний Север).
При нажатии на кнопку «Печать» доступно формирование печатной формы (как с панели инструментов, так и из формы редактирования документа) «Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520)».
Доступность пункта меню и вкладок отчета о расходах подотчетного лица для пользователей определяется настройками роли для этого пункта меню.
Функция «Отразить в учете» предназначена для создания документа по отражению расходов по отчету о расходах подотчетного лица.
Примечание – Функция отображается только у тех пользователей, которым предоставлено право «Функции» в реестре «Отчеты о расходах подотчетного лица» (настраивается администратором Системы). А также функция доступна только для документа в статусе «Проведен», по которому ранее не был сформирован документ по принятию к учету сумм расходов.
При вызове функции открывается конфигурационного окно «Отразить в учете» (Окно «Отразить в учете»).
Окно состоит из блока «Значения по умолчанию» и табличной части. В случае заполнения полей блока «Значения по умолчанию» выбранные значения автоматически заполняются в табличной части конфигурационного окна функции.
В окне функции выберите типовые операции и заполните поля аналитик, после чего нажмите на кнопку «Сформировать».
Откроется окно результатов выполнения функции с информацией о сформированном документе «Авансовый отчет», содержащее в себе операции по отнесению на расходы сумм по отчету о расходах подотчетного лица (пункт меню «Расчеты/ Расчеты с подотчетными лицами / Авансовые отчеты») (Окно результатов выполнения функции).
Между документами образуется связь, которую можно просмотреть, нажав на кнопку «Связанные документы» на форме документов, и столбцу «Отражено в учете» на форме реестра (Связанные документы).
